Vì sao doanh nghiệp nhập khẩu từ Nhật cần ERP chuyên ngành

Mỗi năm, Việt Nam nhập từ nước ngoài hàng chục tỷ USD máy móc, thiết bị, dụng cụ và phụ tùng — chỉ riêng năm 2024 đã là 48,89 tỷ USD, tăng 17,6% so với năm trước, đưa mặt hàng này lên một trong những nhóm nhập khẩu dẫn đầu cả nước [1]. Trong dòng chảy đó, có một nhóm doanh nghiệp làm việc gần như ngày ngày với thị trường Nhật Bản: đặt hàng nhà sản xuất Nhật, vận chuyển về Việt Nam, làm thủ tục hải quan, rồi phân phối cho khách hàng nội địa — trong đó không ít khách hàng cũng là doanh nghiệp Nhật.

Nghiệp vụ này không mới. Nhưng công cụ quản lý của nó thì… cũ.

Hệ thống rời rạc: cách phần lớn DN đang vận hành

Đi qua bất kỳ công ty nhập khẩu thiết bị quy mô vừa và nhỏ nào, bạn sẽ thấy bức tranh quen thuộc:

• Đơn mua nằm trong file Excel của phòng mua hàng, đơn vị tính bằng JPY.
• Lô hàng theo dõi bằng email: hỏi forwarder thì nhận trả lời “tàu dự kiến đến ngày…”, rồi tự cập nhật vào một sheet khác.
• Tờ khai hải quan do bộ phận xuất nhập khẩu giữ bản cứng, số thuế đã nộp nằm ở phần mềm thuế riêng.
• Giá vốn do kế toán “ghép” cuối tháng — và thường không khớp, vì thuế nhập khẩu, cước vận tải, phí cảng nằm rải rác ở nhiều nơi.
• Chứng từ bán hàng in bằng Word theo mẫu mỗi khách một kiểu.

Mỗi bộ phận có một công cụ tốt cho riêng mình. Nhưng khi cần trả lời câu hỏi đơn giản nhất — “lô hàng này đến đâu rồi, sau khi cộng đủ thuế và cước, giá vốn mỗi mặt hàng là bao nhiêu?” — không ai trả lời được ngay.

Bài toán không nằm ở “cần ERP”, mà ở “ERP nào”

Nhiều doanh nghiệp đã nhận ra vấn đề và đi tìm ERP. Nhưng ERP phổ thông trên thị trường được thiết kế cho nghiệp vụ chung: bán hàng, mua hàng, kho, kế toán. Với nghiệp vụ nhập khẩu chuyên ngành, những phần “khó” lại không có sẵn:

• Lô hàng nhập cần theo dõi tàu, cảng, ETD/ETA/ATA, container, trạng thái từng chặng — không phải chỉ một phiếu nhập kho.
• Giá vốn phải cộng dồn đúng thuế nhập khẩu, VAT nhập khẩu, cước và chi phí nhập khẩu khác vào từng mặt hàng — phân bổ sai một bước là giá vốn sai cả chuỗi.
• Tờ khai hải quan có hạn khai bổ sung 60 ngày — quên một mốc là phát sinh rủi ro thuế.
• Khách hàng Nhật đòi chứng từ đúng mẫu Nhật — 見積書, 納品書, 適格請求書 — mà phần mềm ERP thường in theo mẫu chuẩn quốc tế.

Nói cách khác: cài một ERP chung chung, doanh nghiệp vẫn phải “vá” phần chuyên ngành bằng Excel — hệ thống rời rạc chỉ đổi hình dạng, không biến mất.

Quy mô của thị trường phía sau

Bài toán này lớn hơn nhiều doanh nghiệp lẻ. Ở Việt Nam, máy móc thiết bị là nhóm nhập khẩu chủ lực phục vụ sản xuất công nghiệp [1]. Ở Nhật Bản, theo điều tra kinh tế quốc gia 2021 của Cục Thống kê Tổng vụ (総務省統計局), 産業機械器具卸売業 (bán buôn máy móc thiết bị công nghiệp) là nhóm bán buôn lớn nhất với hơn 38.700 cơ sở và hơn 402.000 lao động — đứng đầu cả về số cơ sở lẫn số người làm việc trong ngành bán buôn [2]. Đây chính là chuỗi cung ứng mà các doanh nghiệp Việt Nam nhập hàng Nhật đang cắm vào: nhà máy Nhật → bán buôn máy móc Nhật → công ty nhập khẩu/phân phối tại Việt Nam.

Phía Việt Nam của chuỗi — nơi hàng hóa cập cảng, tờ khai được nộp, hàng vào kho và bán ra — lại đang chạy trên những công cụ rời rạc kể trên. Chưa có ERP chuyên ngành cho mảnh này của thị trường.

Ai gặp đúng bài toán này?

Ba nhóm doanh nghiệp thấy quen với mô tả trên:

1. Doanh nghiệp Nhật có công ty con, nhà máy hoặc văn phòng thương mại tại Việt Nam — nhân viên Nhật cần giao diện và chứng từ tiếng Nhật, báo cáo về công ty mẹ; nhân viên Việt làm việc bằng tiếng Việt, nhưng phải là trên cùng một hệ thống, không phải hai bản Excel song song.
2. Doanh nghiệp Việt Nam nhập thiết bị, linh kiện từ Nhật để phân phối — cần theo dõi lô hàng, thuế nhập khẩu, giá vốn thật; bán cho khách Nhật tại Việt Nam bằng chứng từ đúng mẫu.
3. Doanh nghiệp đang chìm trong Excel phân tán — muốn một hệ thống duy nhất nhưng không muốn “tùy biến từ đầu” với chi phí và rủi ro của một dự án ERP thuần túy.

Khi bài toán là chuyên ngành, lời giải cũng phải chuyên ngành.

M&C ERP — giải pháp được xây đúng cho chuỗi này

M&C ERP là bộ ứng dụng nghiệp vụ viết thêm trên nền tảng ERP mã nguồn mở ERPNext, dành riêng cho doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối thiết bị, linh kiện công nghiệp từ Nhật về Việt Nam: theo dõi lô hàng từ đơn mua JPY đến khi hàng về kho, tờ khai hải quan với phân bổ thuế và cước vào giá vốn, chứng từ kiểu Nhật cho khách hàng, bảo hành theo serial. Toàn bộ giao diện tiếng Nhật, song song với tiếng Việt và tiếng Anh trên cùng một dữ liệu.

Chi tiết sản phẩm, tính năng và kịch bản sử dụng xem tại trang giải pháp M&C ERP.

---

Bạn đang gặp đúng bài toán này? Gửi yêu cầu tư vấn để được tư vấn và nhận tài khoản trải nghiệm bản demo.

---

Nguồn tham khảo

1. Tổng cục Thống kê (nso.gov.vn) — “Bức tranh xuất, nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam năm 2024”: máy móc, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng nhập khẩu 2024 đạt 48,89 tỷ USD, tăng 17,6%; Cục Hải quan xác nhận “kỷ lục mới”. https://www.nso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu-thong-ke/2025/01/buc-tranh-xuat-nhap-khau-hang-hoa-cua-viet-nam-nam-2024-phuc-hoi-phat-trien-va-nhung-ky-luc-moi
2. 総務省統計局 — 令和3年経済センサス‐活動調査 産業別集計（卸売業）: 産業機械器具卸売業 38.783 cơ sở (11,1%), 402.245 người (10,4%) — cao nhất ngành bán buôn. https://www.stat.go.jp/data/e-census/2021/kekka/pdf/oroshikouri_outline.pdf