Hệ thống quản lý cho thuê nhà đa tòa

Tổng quan

Chủ nhà và đơn vị quản lý nhiều tòa nhà tại Việt Nam thường vận hành bằng Excel rời rạc: mỗi tòa một file, chỉ số công tơ ghi tay, hóa đơn tính lại mỗi tháng, tiền khách chuyển khoản phải dò thủ công. Hậu quả là sai tiền ở tháng có hợp đồng vào/ra giữa kỳ, thất thoát công nợ, và không có số liệu sạch để khai thuế.

Hệ thống quản lý cho thuê nhà đa tòa gom toàn bộ nghiệp vụ đó về một nơi: khai báo tòa — tầng — phòng, ký và điều chỉnh hợp đồng, ghi chỉ số kèm ảnh công tơ làm bằng chứng, chốt sổ theo kỳ rồi sinh hóa đơn, ghi nhận thanh toán và tự đối soát với sao kê ngân hàng, cuối cùng xuất báo cáo tài chính, công nợ, vận hành và hồ sơ khai thuế. Toàn bộ giao diện tiếng Việt, thiết kế theo đúng cách người quản lý tòa nhà đang làm việc.

Tính năng chi tiết

Quản lý tòa nhà, tầng, phòng và tài sản

Khai báo cây tòa — tầng — phòng, kèm tài sản trong phòng và biên bản bàn giao tài sản. Mỗi phòng nói rõ ai đang thuê, ai từng thuê và đã thu được bao nhiêu tiền.

Hợp đồng theo vòng đời đầy đủ

Ký mới, phụ lục điều chỉnh, chuyển phòng, chấm dứt trước hạn và xử lý tiền cọc. Hợp đồng vào hoặc ra giữa tháng được tính pro-rata theo số ngày thực tế, có chặn trần để tháng 31 ngày không bao giờ thu quá 100%.

Ghi chỉ số công tơ có bằng chứng

Nhập chỉ số điện, nước theo từng phòng trên web hoặc nhập hàng loạt bằng file Excel mẫu. Bắt buộc đính ảnh công tơ khi chốt sổ, ghi nhận cả sự kiện thay công tơ để không mất phần chỉ số cũ.

Chốt sổ kỳ và sinh hóa đơn

Chốt sổ theo kỳ với danh sách vướng mắc phải xử lý trước khi chốt. Hóa đơn tách riêng tiền nhà và tiền dịch vụ, dùng mẫu hóa đơn tự thiết kế, in ra PDF hoặc chia sẻ cho khách bằng đường dẫn công khai kèm mã QR chuyển khoản.

Thanh toán, phân bổ và công nợ

Ghi nhận thanh toán và tự phân bổ vào từng khoản theo thứ tự ưu tiên khai báo được. Sổ công nợ theo dõi số dư từng khách, từng phòng, từng kỳ.

Đối soát ngân hàng

Nạp sao kê ngân hàng, hệ thống tự khớp giao dịch với hóa đơn theo mã đối soát. Giao dịch không khớp được đưa ra danh sách riêng để người dùng xử lý thủ công.

Giấy đề nghị thanh toán

Gộp nhiều hóa đơn vào một giấy đề nghị thanh toán, in theo đúng mẫu khách yêu cầu. Quy tắc định tuyến cho phép từng nhóm khoản thu chảy về một tài khoản ngân hàng riêng.

Chi phí và bảo trì

Ghi nhận chi phí vận hành theo hạng mục, hỗ trợ chi phí định kỳ lặp lại. Quản lý yêu cầu sửa chữa, lịch bảo trì và nhật ký sửa chữa cho từng phòng, từng tòa.

Báo cáo và khai thuế

Bốn nhóm báo cáo: tài chính, công nợ, vận hành và hồ sơ khai thuế. Số liệu lấy trực tiếp từ hóa đơn và thanh toán đã ghi nhận, không nhập lại bằng tay.

Cổng thông tin cho khách thuê

Khách thuê xem được hóa đơn của mình qua đường dẫn riêng, không cần tài khoản. Nhắc nợ tự động gửi qua Email, Zalo hoặc Telegram theo mẫu thông báo cấu hình sẵn.

Phân quyền theo vai trò và phạm vi tòa nhà

Mỗi người dùng được gán vai trò và danh sách tòa nhà được phép truy cập. Truy cập ngoài phạm vi bị chặn ở tầng API. Mọi thao tác thay đổi dữ liệu đều ghi nhật ký kiểm toán.

Thông số kỹ thuật

Thông số	Giá trị
Backend	NestJS 11 (Node.js, TypeScript)
Frontend	Next.js 16 (App Router) + React 19
Cơ sở dữ liệu	PostgreSQL 16 + Prisma 6 — 77 bảng
Lưu trữ tệp	S3-compatible (MinIO)
Triển khai	Docker Compose
Quy mô API	335 endpoint / 46 controller / 33 module nghiệp vụ
Số màn hình	69
Kiểm thử	300 tệp test — unit, tích hợp trên PostgreSQL thật, E2E Playwright
Kiểu dữ liệu tiền	Decimal(18,2)
Xuất nhập dữ liệu	Excel (ExcelJS) — nhập chỉ số, nhập danh mục, xuất báo cáo
Kênh thông báo	Email (SMTP), Zalo, Telegram
Ngôn ngữ giao diện	Tiếng Việt